La gestión de la documentación de los pasajeros sigue representando una tarea sensible para las agencias de viajes: pasaportes, visas, asistencias, requisitos migratorios y datos que deben cargarse correctamente en los sistemas de reservas, o asumir las consecuencias. (La tecnología impulsará la próxima etapa del turismo en Latinoamérica)
TravelDocs: tecnología para simplificar la gestión de documentos en las agencias de viajes
La plataforma automatiza la carga de datos, los adapta a los GDS y alerta sobre vencimientos para reducir errores y optimizar el trabajo de los agentes.
Nace TravelDocs: tecnología que busca simplificar la gestión de documentos en las agencias de viajes.
En pocas palabras
- TravelDocs: plataforma que centraliza y automatiza la gestión de documentación de pasajeros para agencias de viajes.
- Funcionalidades clave: alertas de vencimientos, generación automática de comandos para GDS y análisis de requisitos de viaje.
- Ciberseguridad: la plataforma utiliza infraestructura de Google y doble autenticación para proteger la información de las agencias.
Resumen generado por Thinkindot AI
Un error de tipeo o un vencimiento inadvertido puede traducirse no solo en tiempo de gestión, sino también en inconvenientes para el viajero y costos para el profesional.
A partir de esa problemática nació TravelDocs, una plataforma que busca centralizar y automatizar esos procesos y que, por su concepción, puede adaptarse a distintos mercados de habla hispana. Detrás del proyecto está Guido Olivero, quien convirtió las necesidades surgidas de la operatoria cotidiana de una agencia de viajes en una herramienta orientada a reducir tareas manuales, prevenir errores y, al mismo tiempo, reforzar el valor del profesional frente al pasajero.
TravelDocs: de una necesidad cotidiana a una solución tecnológica
El punto de partida de TravelDocs fue concreto: evitar que el agente tuviera que buscar y volver a cargar una y otra vez la información documental de sus clientes. La idea surgió a partir de la experiencia profesional, tras trabajar a la par de agentes de viajes que durante años almacenaron copias de pasaportes y DNI de los pasajeros para utilizarlas cada vez que debían realizar una nueva reserva.
La carga manual implicaba, además, trasladar esa información al formato requerido por los diferentes GDS. Allí aparecía uno de los principales riesgos: un número incorrecto, un dato mal copiado o una equivocación en el documento seleccionado.
Así, la solución fue creciendo a partir de necesidades concretas. Además de almacenar los datos, comenzó a generar automáticamente los comandos requeridos por Amadeus, Sabre y Galileo, evitando que el profesional tenga que construirlos manualmente.
“Ahorra tiempo, errores y dinero, y encima permite enfocarse en generar más ventas”, sintetizó Olivero.
Una base documental para evitar cargas repetitivas
TravelDocs permite crear una base de pasajeros y centralizar allí su información. El agente puede cargar una imagen o documentos en diferentes formatos para que el sistema extraiga los datos necesarios. Además, la plataforma permite también la incorporación de forma manual.
Una vez cargados los datos, TravelDocs no conserva las imágenes de los documentos, sino que extrae la información necesaria para generar el perfil del pasajero.
La herramienta contempla, además, situaciones habituales de los viajeros frecuentes, como pasajeros con más de una nacionalidad o más de un pasaporte. De este modo, al momento de concretar una operación, el profesional puede trabajar con el documento que corresponda al viaje.
Alertas que convierten el back office en servicio al pasajero
La propuesta no se limita a acelerar la carga. Una de las funcionalidades que mayor impacto tuvo durante su utilización fueron las alertas sobre vencimientos de documentación, visas y asistencias.
La información se presenta mediante un sistema de semáforo dentro de la plataforma y también se generan notificaciones para anticipar fechas relevantes. Esto permite que el agente actúe antes de que el pasajero descubra, por ejemplo, que tiene un documento próximo a vencer cuando ya está planificando un viaje.
Ese seguimiento constituye un diferencial de servicio, al agregar un valor extra a la tarea del agentes de viajes como soporte del pasajero. Incluso, Olivero explica que nuevos clientes se han sumado a la plataforma gracias a la recomendación de otros usuarios, alcanzando una mayor fidelización. (La redefinición de la gestión del talento en el turismo: el factor humano ante su mayor transformación)
En ese sentido, la tecnología funciona como soporte de un servicio más personalizado: automatiza tareas de back office para que el agente pueda concentrarse en el asesoramiento y, a la vez, utilizar la información disponible para anticiparse a las necesidades del viajero.
Del PNR al check-in y los requisitos del viaje
TravelDocs fue incorporando nuevas funciones a medida que surgían situaciones concretas de la operatoria. Una de ellas fue la posibilidad de trabajar a partir del PNR para facilitar el seguimiento de los viajes y los check-in.
El agente puede copiar el PNR en la plataforma para que el sistema interprete la información y la incorpore a una base de seguimiento. De esta manera, puede recibir un aviso previo al momento de realizar el check-in, reduciendo la dependencia de controles manuales.
La funcionalidad responde a una práctica que algunos agentes ya realizaban mediante herramientas de los propios GDS, pero que TravelDocs busca simplificar y centralizar.
Otro desarrollo surgió después de un caso en el que un pasajero tenía una parada técnica en Nueva Zelanda y necesitaba cumplir un requisito de ingreso que no había sido advertido inicialmente. A partir de esa experiencia se incorporó la posibilidad de analizar el itinerario y obtener información vinculada con requisitos sanitarios, visas electrónicas, permisos o escalas.
De todos modos, la plataforma funciona como una herramienta preventiva para llamar la atención del profesional sobre requisitos que posteriormente deben verificarse en las fuentes oficiales correspondientes.
La ciberseguridad, pilar de la plataforma
Olivero explicó que decidió apoyarse en infraestructura tecnológica ya consolidada en lugar de administrar personalmente componentes sensibles de la base de datos. La estructura se apoya en servicios de Google. (Ciberseguridad: el riesgo fantasma que pone en jaque datos, negocios y la confianza del pasajero)
Asimismo, TravelDocs incorporó doble autenticación, mientras que cada agencia opera sobre su propia base de información. Según Olivero, los datos de una empresa no pueden ser consultados por usuarios pertenecientes a otra.
La plataforma también distingue distintos niveles de acceso, con roles de administrador, dueño y agente. A ello se suma un esquema de copias de seguridad que, de acuerdo con el desarrollador, permite recuperar información ante una eliminación accidental o intencional.
Una plataforma pensada para acompañar a agencias de distinto tamaño
En cuanto al modelo comercial, Olivero explicó que TravelDocs fue concebido inicialmente con dos alternativas: un plan básico y otro corporativo, este último con un nivel superior de prioridad en la atención. Según indicó, ambos incluyen las mismas funcionalidades y la elección depende principalmente de las características y cantidad de agentes de cada empresa.
En cuanto al soporte, el mismo es personalizado y lo brinda ante requerimientos el propio Olivero.
Ese concepto atraviesa buena parte del proyecto: utilizar automatización no para reemplazar la intervención del profesional, sino para reducir tareas repetitivas y darle más herramientas para atender al viajero.
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