GESTIÓN Y PLANIFICACIÓN

SAP Concur: contexto y tips para viajes de negocios

De acuerdo al nuevo contexto mundial, SAP Concur presenta un detallado panorama sobre los cambios y evolución de los viajes de negocios, y brinda valiosos tips.

“Si bien puede sonar cliché que cada crisis es una nueva oportunidad para resurgir, reinventarse y evolucionar, este último tiempo dicha afirmación fue más real que nunca: en el caso de los viajes de negocios, el cambio se venía gestando y la pandemia definitivamente lo hizo obligatorio.” Así lo asevera SAP Concur, compañía comprometida con la reinvención de la gestión de los viajes a través del desarrollo continuo de nuevas formas para automatizar e integrar procesos mediante tecnologías emergentes.

Pandemia y teletrabajo

Si bien mediante el teletrabajo se encontró una salida temporal a la crisis, las empresas necesitan a sus viajeros corporativos moviéndose por el mundo, ya que no existe ninguna máquina que pueda reemplazar el trato humano.

En ese sentido, la coyuntura actual plantea un ineludible interrogante: ¿Cuáles son los cambios que se deben implementar para que vuelvan a viajar con normalidad? ¿Y cuáles son los aspectos que tienen que evolucionar para asegurar el futuro de los viajes de negocios?

A continuación, SAP Concur responde a ambas preguntas.

Los viajes de negocios después del Covid-19

A pesar de que la situación sanitaria y económica aún no se ha estabilizado, lo mejor que pueden hacer las empresas que necesitan contar con viajeros de negocios es actuar anticipadamente, ya que en algún momento llegará el final de la pandemia y, para entonces, será mejor estar óptimamente preparados para la reactivación.

En este tiempo de restricciones, lo más apropiado es aplicar poco a poco las innovaciones necesarias para la nueva gestión de viajes en los siguientes aspectos:

  • Políticas de viajes: obviamente, la prioridad debe ser la salud de las personas, así que en ese sentido el sistema de gestión de viajes de negocios debe prepararse para conseguir certificados, autorizaciones de tránsito y reservas hoteleras adecuadas.
    Incluso se hace necesario flexibilizar las políticas de devoluciones y reembolsos porque las cancelaciones y restricciones por cuestiones sanitarias pueden surgir en cualquier momento.

  • Digitalización y autogestión de reservas de viajes: es fundamental que la persona que realiza viajes de negocios tenga acceso a un sistema que le permita autogestionar sus reservas rápidamente desde un teléfono móvil, sobre todo si consideramos que en ocasiones los itinerarios deberán ser modificados de acuerdo a la dinámica de la pandemia y a la realidad de los distintos países.

  • Tiempos de espera y trámites: será indispensable calcular los tiempos de espera y tener en cuenta los trámites más engorrosos en los aeropuertos debido a controles sanitarios.

También es posible que se exijan nuevos documentos, como el discutido pasaporte sanitario o certificados de vacunación.

  • Comunicación con los viajeros corporativos: para interiorizarse sobre sus realidades en cuanto a las limitaciones relacionadas con la salud, es clave aumentar la comunicación con los viajeros de negocios.
    Asimismo, es relevante conocer sus contextos familiares para saber si existe la disponibilidad o no de viajar y, por ejemplo, tener que hacer cuarentenas.

  • Escala de valoración de viajes: es conveniente establecer una escala de valoración de viajes, ya que seguramente algunos serán esenciales, pero otros podrán reemplazarse con una videollamada.
    Esto debe definirse de acuerdo a las necesidades de los clientes.

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    SAP Concur invita a la comunidad de viajes de negocios a reunirse en el Travel Industry Summit 2021.

    SAP Concur invita a la comunidad de viajes de negocios a reunirse en el Travel Industry Summit 2021.

Lógicamente, los viajes esenciales necesitan reglas diferentes y éstas deben reflejarse en los sistemas de gestión de viajes de negocios.

  • Tiempos de reserva: si bien la anticipación de las reservas genera ahorros significativos, la evolución de la pandemia no permite utilizar este recurso como se hacía anteriormente. De forma tal que ahora los viajes resueltos con poca anticipación serán moneda frecuente.
    Para esto es fundamental tener sistemas de gestión de viajes actualizados y adaptados a las nuevas circunstancias.

  • Aprobaciones especiales: teniendo siempre en cuenta la información de la dinámica de la crisis sanitaria, la tecnología aplicada a los sistemas de gestión de viajes permitirá bloquear destinos de riesgo o aprobar viajes de negocios con ciertos requisitos.
    La gestión de riesgo pondrá en juego valores más importantes que lo económico o lo empresarial.

¿Cómo serán los futuros viajes de negocios?

Si bien no existe una autoridad mundial que se haga cargo de esta actividad, las empresas están de acuerdo en que lo más apropiado es seguir las recomendaciones de la Organización Mundial de la Salud y los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades de Estados Unidos.

De todos modos, en un escenario cambiante, cada país dicta sus propias reglas porque las realidades en cada territorio son diferentes, incluso dentro de ellos.

Ante este panorama es deber de las empresas cuidar a sus viajeros de negocios mediante advertencias, prohibiciones y restricciones.

Además, es importante apoyarlos con la provisión de kits de protección personal y educación sobre todas las precauciones al realizar sus viajes. Por ejemplo, cuidados en el alquiler de autos, restaurantes, hoteles y medios de transporte.

SAP Concur y la evolución de los viajes de negocios

La evolución de los viajes de negocios está ocurriendo en este preciso momento.

Con ayuda de la tecnología, los sistemas de gestión se están adaptando rápidamente y aportan mayor seguridad a los viajeros corporativos y a la salud pública en general.

Pero, ¿qué ocurrirá en el futuro con los viajes de negocios que hoy están reducidos a su mínima expresión? Tal vez vuelvan a operar plenamente cuando la crisis sanitaria termine.

Lo positivo es que gracias a ella habrán mejorado los sistemas de control y la agilidad, lo cual aportará seguridad basándose en información confiable a través de canales corporativos.

De esta manera, los viajeros corporativos sentirán que sus empresas los apoyan y estarán presentes en todos sus recorridos. Cada uno tendrá en su dispositivo no solo un sistema de gestión de viajes actualizado y con la última tecnología, sino también un soporte 24/7, información en tiempo real y compañía, algo tan importante cuando están lejos de sus hogares.

Asimismo, es posible que el teletrabajo y las comunicaciones remotas sustituyan a muchos de los viajes de negocios, y que solamente los esenciales sobrevivan.

De todas maneras, existe un segmento que probablemente retome su dinámica prepandemia en lo relacionado a los viajes de negocios para actividades de tipo financiero, en las cuales la comunicación personal y el nivel de decisiones hacen imprescindible el contacto presencial entre personas.

SAP Concur invita a participar del Travel Industry Summit 2021

SAP Concur invita a la comunidad de viajes de negocios a reunirse el próximo 17 de junio para conocer la estrategia y el futuro de los viajes en el Travel Industry Summit 2021. Regístrese a través de este link.

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Gestión del presente y planificación del mañana

La pandemia por Covid-19 ha cambiado drásticamente la dinámica de los negocios. En ese sentido, The Economist Group, patrocinado por SAP, llevó a cabo recientemente un estudio en el que encuestó a líderes de opinión de 11 países sobre la realización de negocios durante y después de la pandemia.

Descargue el pdf con la información completa desde aquí.

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