TECNOLOGÍA

Gestión de viajes: incógnitas en la digitalización

Si bien los procesos de digitalización se aceleran, en la gestión de viajes existen preocupaciones en torno a procedimientos, normativas y seguridad.

Acelerar la transformación digital de la gestión de los viajes y gastos asociados (T&E por sus siglas en inglés), será vital para mejorar la experiencia de los empleados y alcanzar los objetivos corporativos de 2023, según un nuevo estudio realizado por Forrester Consulting a pedido de Amadeus Cytric Solutions.

El informe resalta que los líderes mundiales reconocen cada vez más que para que sus empresas tengan éxito deben diseñar procesos que faciliten el trabajo de sus empleados en un nuevo mundo laboral híbrido.

El trabajo se basa en una encuesta realizada a 525 responsables de la gestión de viajes y gastos de grandes empresas en nueve mercados y en cinco entrevistas en profundidad. Así, quedó revelado un avance hacia la automatización, ya que el 80% de los encuestados declararon que la gestión de viajes y gastos está más digitalizada que otros procesos de sus empresas.

Si bien en la anterior encuesta (2020) ese porcentaje era del 67%, la gestión actual de T&E sigue presentando retos, como los procesos manuales y fragmentados, el cumplimiento de la normativa y la seguridad.

Un 34% de los directivos citó como principal desafío el cumplimiento de la normativa de viajes, como los visados y los permisos de trabajo, así como la preocupación por la privacidad y la seguridad (31%), mientras que el 30% argumentó que los procesos manuales suponen una carga para la productividad de los empleados.

El informe concluyó que mejorar la integración entre las tecnologías de T&E y otros sistemas de la empresa era la principal prioridad (72%).

Transformación digital y enfoques modernos

Las organizaciones están mayoritariamente de acuerdo (82%) en que la mejora de sus procesos y herramientas de T&E es fundamental para reducir los costes y aumentar la eficiencia de las operaciones empresariales. Las herramientas de gestión de T&E deben permitir una experiencia colaborativa y eficiente de reserva, pago y liquidación de gastos de viaje.

El 79% de los líderes corporativos creen que mejorar la forma en que gestionan los gastos de viaje es fundamental para mejorar la experiencia de los empleados y reconocen que los problemas con los procesos en la liquidación de gastos tienen un impacto negativo en la productividad y en el compromiso de los empleados.

Por ende, acelerar la transformación digital de los viajes y los gastos es una prioridad absoluta para muchas organizaciones de cara a 2023. A medida que el mundo del trabajo se reconfigura de cara a un futuro híbrido, es necesario actualizar los procesos, las tecnologías y la cultura para impulsar un mayor compromiso y facilitar una mejor colaboración entre los empleados a la hora de planificar los viajes.

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Acelerar la transformación digital de los viajes y los gastos es una prioridad absoluta para muchas organizaciones de cara a 2023.

Acelerar la transformación digital de los viajes y los gastos es una prioridad absoluta para muchas organizaciones de cara a 2023.

El riesgo de no implantar soluciones digitales también es real, ya que sólo el 45% de los responsables de finanzas y gestión de viajes encuestados en España afirman que auditan todas las declaraciones de gastos, lo que deja a más de la mitad expuestos a fraudes, errores humanos y problemas de cumplimiento.

La presión para el cambio viene de varias direcciones, de todos los niveles en las empresas. La mayor queja de los empleados proviene de tener que pagar los viajes de trabajo de su propio bolsillo, algo que puede evitarse con la implantación de tarjetas virtuales y otras soluciones integradas.

Centrarse en la experiencia de los empleados utilizando tecnología colaborativa podría ayudar a invertir estas tendencias, impulsando el compromiso, contribuyendo a una industria sostenible y reduciendo los costes para las empresas.

Acelerar la transformación digital de los viajes y los gastos es una prioridad absoluta para muchas organizaciones de cara a 2023 Acelerar la transformación digital de los viajes y los gastos es una prioridad absoluta para muchas organizaciones de cara a 2023

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