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Viajes corporativos: Trazando el regreso a las rutas

La reactivación de los viajes corporativos requiere de estrategias que permitan retomar la actividad "recalculando" los nuevos caminos por seguir.

Los viajes corporativos comienzan a reactivarse. Las fronteras se abren, los pases sanitarios dejan de tener tanta relevancia, cada vez es mayor el porcentaje de la población que está vacunada y las ferias, congresos y conferencias vuelven paulatinamente al formato presencial. Aunque la gran mayoría de las empresas está aún implementando un modelo híbrido, presencial y virtual, que parece consolidarse como tendencia a futuro.

Todo parece en regla para el reinicio de los viajes corporativos. Sin embargo, las empresas deben hacer un importante trabajo antes de retomar antiguas costumbres. Tal como advierte el GPS, es momento de “recalcular”.

El primer paso es evaluar la voluntad de los diferentes potenciales viajeros a retomar la ruta. En muchos casos persisten ciertas resistencias asociadas a temores por cuestiones de salud. Es importante que en estos casos la empatía gane la partida, aunque también se puede iniciar un proceso de comunicación en el cual se transmita a todo el equipo cuáles son las medidas que está tomando la organización para proteger a cada uno de sus integrantes cuando está de viaje.

No se trata de un dato menor. En una encuesta de Wakefield Traveler Research, el 96% de los gerentes encargados del sector admitió que sus empresas no estaban preparadas para administrar los viajes durante el Covid-19. La experiencia acumulada debería servir para, al menos, no repetir errores. El análisis de riesgo es hoy más importante que nunca. ¿Es conveniente avanzar con un determinado itinerario si no están dadas las condiciones que garanticen la salud y la seguridad del trabajador en viaje?

Una nueva burocracia

Aun cuando se decida avanzar y concretar el viaje, es fundamental, por ejemplo, hacer un acompañamiento en la nueva “burocracia de fronteras”. Diferentes países tienen hoy distintas normativas de ingreso: están aquellos que ya levantaron todas las restricciones, contra los que aún solicitan un test PCR para acceder a su territorio o los que exigen determinadas dosis de vacunas.

Por otra parte, abundan formularios, declaraciones juradas, declaraciones de honor y otros papeles que generan un enorme estrés en el viajero, que necesita una gestión adecuada y una check-list que le entregue tranquilidad de que cuenta con toda la documentación disponible, así como los implementos que requieran en el medio de transporte. Por ejemplo, hay aerolíneas que ya no piden barbijo, mientras que hay otras que exigen un recambio cada determinada cantidad de tiempo.

Otro punto clave es proporcionar al viajero información completa sobre el destino: cuál es la situación epidemiológica (si es que persiste alguna) y también si existe algún incidente o evento reciente que podría afectar su itinerario o sus actividades. ¿Es un país de riesgo alto, medio o bajo? ¿Existe estabilidad política? ¿Hay problemas sociales? ¿El nivel de vida es aceptable? Las certezas en estos aspectos son necesarias para tomar las decisiones correctas.

En este sentido, aplicaciones como TripIt Pro otorgan a los usuarios información para tener una mejor experiencia general: tiempos de espera en seguridad del aeropuerto, mapas interactivos de esas mismas terminales aéreas y otros datos similares permiten maximizar la productividad y la satisfacción del viajero.

En resumen, es hora de ajustar los cinturones y revisar las medidas de seguridad: Los viajes de negocios pospandemia están despegando de nuevo.

ALBANA LLANEZA Directora comercial de SAP Concur para Latinoamérica

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