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Hoteles: ¿Qué hay de nuevo para los salones de eventos?

Los salones para eventos en hoteles se preparan para la reactivación del turismo de reuniones. Enterate en esta nota las últimas novedades en equipamiento.

La pandemia generó muchos cambios en la manera de organizar eventos y algunos llegaron para quedarse. De modo que los hoteles se enfrentan hoy al desafío de invertir en equipamiento tecnológico para sus salones, para responder a las nuevas necesidades: ciberseguridad, protocolos sanitarios, eventos híbridos, sustentabilidad e innovadoras experiencias para los participantes.

Asimismo, al momento de repensar el servicio al segmento corporativo, algunos conceptos empezaron a ganar terreno en la gestión de hoteles. Estamos hablando de Big Data, Inteligencia Artificial, IoT, medios de pago contactless y robótica. Herramientas claves, además, para incentivar la recuperación del sector, impulsar la demanda, mejorar la rentabilidad y diferenciarse de la competencia.

¿Qué deben ofrecer los salones de eventos en hoteles?

En primer término, esta unidad de negocio dentro de los establecimientos debe ofrece un servicio 360º, que abarque los salones, el trato personalizado a las empresas, la gastronomía y, por supuesto, el alojamiento.

Asimismo, debe poner a disposición del cliente lo último en tecnología, salones multifuncionales, con espacio suficiente para el montaje de escenarios que también puedan disfrutar las audiencias online; espacios ejecutivos complementarios con wi-fi de alta intensidad y capacidad, y cableado Ethernet, tanto en salones como zonas comunes, para conseguir así que la dinámica de un evento fluya en perfectas condiciones.

En cuanto a ciberseguridad la inversión debe estar enfocada tanto en el flujo de información sensible que deja el cliente, como las operaciones de gestión interna del hotel.

En la actualidad, un servicio indispensable para las empresas organizadoras de eventos es un sitio web del hotel destinado exclusivamente para la gestión de reservas de grupos o para la planificación de eventos; donde los organizadores puedan publicar y actualizar la información del evento (horarios, fechas de entrada y salida, tarifas, servicios del hotel, tipos de habitaciones o datos sobre cómo llegar); y los huéspedes pueden reservar y pagar fácilmente las habitaciones al precio especial negociado previamente.

Por otra parte, algunas cadenas hoteleras diseñaron sus aplicaciones de “asistente de eventos virtual”, que brinda información sobre planos, especificaciones de cada una de las salas de reuniones, datos sobre el mobiliario, accesorios y funciones técnicas que se ofrecen. También permiten tener vistas en 3D de los salones y a saber cómo quedará el salón cuando quede montado con las necesidades y requisitos de la organización.

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¿Cuáles son las nuevas tecnologías disponibles?

Las pantallas LED no son recientes pero siguen estando vigentes en los salones de eventos. Las últimas novedades están vinculadas a los tamaños, están disponibles en el mercado pantallas de hasta 300 m², que además están conectadas con sistemas de iluminación en 3D y sonido envolvente. Esto mejora la experiencia de los asistentes, aún en eventos híbridos.

Además están disponibles dispositivos que permiten generar experiencias de realidad virtual inmersiva, para quienes están presentes, y garantizar la telepresencia, para quienes están online.

A estas experiencias se suman las pantallas interactivas, que facilitan la participación de los asistentes. De hecho, son infaltables en los eventos los “Social Walls”, que muestran en tiempo real las acciones o comentarios sobre el evento de los asistentes en sus redes sociales.

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En sintonía con estas nuevas herramientas, la compañía MCI lanzó D.I.V.E. (Definir, Idear, Visualizar e Interactuar, según sus siglas en inglés); una plataforma que ayuda a las empresas a generar experiencias online y offline. Esta herramienta se adapta a los objetivos de las empresas y a través de una comprensión holística de la audiencia permite diseñar experiencias innovadoras para eventos en vivo, digitales e híbridos centradas en el usuario.

tanto, para el control de ingresos hay soluciones cada vez másinnovadoras, seguras y eficientes. El mercado ofrece dispositivos para validar tickets, e-tickets, credenciales y pulseras con tecnología de código de barras, RFID (Radio Frequency Identification) o QR.

En el segmento de seguridad se encuentran las cámaras y softwares de medición de asistencias. Mediante la instalación no invasiva de sensores, se puede hacer un monitoreo en tiempo real del evento, realizar un conteo inteligente de ingresos, permanencia y egresos; monitorear capacidades del salón y sectores internos con alarmas de sobreocupación; y medir datos demográficos (género, rango etario y emociones de los asistentes).

Finalmente, para cumplir con criterios de sustentabilidad y brindar mayor confort a los asistentes y huéspedes, están en auge las certificaciones de calidad acústica, diseñadas especialmente para hoteles.

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