Factores clave para diseñar el forecast perfecto de su alojamiento

El concepto de calidad del alojamiento es un denominador común tradicional y ambiguo que debe situarse en términos de percepción de cada individuo. La sincronicidad con el producto y la relación de factores como el tiempo, lugar y precio, hacen que el viajero adecúe ese parámetro a situaciones y contextos tan aleatorios como el momento de su vida, la situación familiar o el objetivo de su viaje. La calidad es un concepto variable y efímero, que es importante sintetizar en parámetros para poder trabajarlo según necesidades y percepciones de nuestros principales segmentos y perfiles de mercado.

¿Qué es el forecast y por qué es importante que el hotel lo trabaje? Entendemos por forecast la predicción de la demanda para un establecimiento en un determinado período de tiempo. Elaborar un correcto forecast ayudará a la anticipación en el rendimiento futuro del negocio y a disminuir la incertidumbre.

Preparar periódicamente un forecast adecuado es importante para:

• Estimar la futura rentabilidad del establecimiento.

• Planificar estrategias que aseguren una mejora de esa rentabilidad.

• Controlar períodos de alta y baja demanda para estimular ventas.

• Prever necesidades de recursos para la operativa del hotel.

• Comprobar si estamos en el buen camino para la consecución de los objetivos definidos en los presupuestos anuales.

• Implementar medidas para corregir desviaciones respecto a los objetivos.

¿Qué se necesita para elaborar un forecast adecuado? Para plantear un correcto forecast he desglosado la información y la tecnología necesaria:

• Datos históricos: recoger y analizar los datos operacionales del hotel resulta fundamental para una correcta estimación de la demanda. Es decir, el número de clientes potenciales con interés y capacidad para adquirir nuestro producto a un determinado precio. El desglose de datos por segmentos, mercados y canales de comercialización permitirá acceder a un análisis mucho más preciso, de manera que se puedan identificar cuáles son los clientes más rentables que proporcionen una mejora sostenible de los beneficios del hotel.

• Datos actuales: es imprescindible relacionar los resultados de los períodos pasados con lo que está sucediendo en la actualidad. Es necesario recopilar en el momento actual los datos referidos de los indicadores anteriores sobre las reservas que ya tenemos confirmadas (On the books-OTB) y compararlos con el mismo momento del año anterior (Same time last year-STLY). Con esta información podremos identificar nuestro posicionamiento competitivo y las razones por las que un cliente escoge nuestro hotel frente a nuestros competidores.

• Datos futuros: el forecasting trata de predecir la demanda que tendremos en el hotel en un período de tiempo futuro. Y, por tanto, debemos de considerar todos aquellos generadores de demanda que podamos prever y que sepamos que tienen un impacto en nuestros resultados:

• Ferias y congresos.

• Conciertos y otros eventos culturales y deportivos.

• Atracciones turísticas del destino.

• Empresas y sedes generales de grandes empresas.

• Períodos vacacionales.

• Accesibilidad del destino (vuelos y aerolíneas).

• Climatología.

• Cualquier cosa que haga que la gente viaje a ese destino.

FUENTES DE INFORMACIÓN.

Uno de los retos a la hora de conformar un forecasting representativo reside en tener acceso a fuentes de datos fiables y precisos que necesitamos en cada momento. La tecnología ayuda en este aspecto, a través del uso de diferentes herramientas que permiten recopilar datos y organizar la información, como el Property Management System (PMS), rate shopper, benchmarking, online reputation manager, informes de tendencias del INE, asociaciones hoteleras, consultoras y noticias del entorno.

La gestión del revenue management en el alojamiento está condicionada a ordenar, filtrar y cualificar datos. Disponer de una herramienta de revenue nos permite sintetizar la información tanto para el desarrollo del forecast como la toma diaria de decisiones adaptadas a la realidad de nuestro hotel. Un mercado cada vez más exigente y competitivo obliga a una profesionalización tecnológica que optimice el recurso alojamiento.